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Datenschutzerklärung

MPN Patient*innentag Köln 2024 der Novartis Pharma GmbH

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir, die für die Datenverarbeitung verantwortliche Novartis Pharma GmbH, Sophie-Germain-Straße 10, 90443 Nürnberg (nachfolgend „Novartis“, „wir“, „uns“), Informationen über Sie als Teilnehmer an der Veranstaltung MPN Patient*innentag 2024 am 09.11.2024 (nachfolgend „Patient*innentag“ bzw. „Veranstaltung“) erheben, speichern und verarbeiten. 
Sie erhalten diese Datenschutzerklärung, weil Novartis Informationen über Sie verarbeitet, die personenbezogene Daten darstellen und Novartis den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Privatsphäre als sehr wichtig betrachtet.

1. Verpflichtung zum Datenschutz

Personenbezogene Daten sind alle Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Grundsätzlich werden wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den jeweils anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), und nur so verwenden, wie es in dieser Datenschutzerklärung beschrieben ist. Wir behalten uns jedoch vor, diese Daten zusätzlichen Verwendungen zuzuführen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall werden wir Sie, soweit gesetzlich erforderlich, über diese weitere Datenverarbeitung erneut informieren und Ihre Einwilligung dazu einholen.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen


2.1. Registrierung für den MPN Patiententag und Erhalt weiterer Informationen zu den MPN Patient*innentagen per E-Mail

Im Rahmen der Registrierung für eine Teilnahme vor Ort müssen Sie personenbezogene Daten in Form Ihres Namens oder eines Pseudonyms, einer E-Mail-Adresse, sowie den gewünschten Workshop angeben (nachfolgend „Teilnehmerdaten“).

Nach Ihrer Registrierung schicken wir Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Registrierung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Im Nachgang Ihrer Registrierungsbestätigung überprüfen wir, ob eine Teilnahme im Hinblick auf die begrenzte Teilnehmeranzahl möglich ist. Nachdem Ihre Teilnahmemöglichkeit bestätigt wird, senden wir Ihnen eine Anmeldebestätigung per E-Mail. Am Veranstaltungstag wird sodann Ihre E-Mail-Adresse abgefragt, um diese mit den Anmeldedaten zu vergleichen.

In weiteren E-Mails erhalten Sie außerdem Hinweise zur Teilnahme und organisatorische Informationen in Verbindung mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung.
Wir verarbeiten die bei Ihrer Registrierung zur Verfügung gestellten Teilnehmerdaten ausschließlich dazu, um Ihnen die Registrierung und Teilnahme am MPN Patiententag zu ermöglichen.

Aufgrund Ihres Interesses an dem MPN Patient*innentag handelt es sich bei den von Ihnen zur Verfügung gestellten Angaben gegebenenfalls auch um sensible Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO, so dass wir diese nur mit Ihrer Einwilligung verarbeiten dürfen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten ist daher Ihre bei der Registrierung separat erteilte Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO) sowie die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), die insbesondere darin bestehen, Ihnen die Teilnahme am MPN Patient*innentag zu ermöglichen. Die Bereitstellung Ihrer Teilnehmerdaten und die Erteilung Ihrer freiwilligen und jederzeit widerrufbaren Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten ist Voraussetzung für die Registrierung und Teilnahme am MPN Patient*innentag.

Wenn Sie sich zudem für den Erhalt weiterer Informationen zu den MPN Patient*innentagen registriert haben, verarbeiten wir Ihre Teilnehmerdaten zudem dazu, Ihnen die entsprechenden Informationen per E-Mail zukommen zu lassen. Die Rechtsgrundlage dafür ist Ihre Einwilligung (Art. 6. Abs. 1 Buchst. a, Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO).

2.2. Aufzeichnung der Veranstaltung

Von den Expertenvorträgen der Referenten des MPN Patient*innentages werden Ton- und Bildaufnahmen angefertigt. Dabei werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen als Teilnehmer angefertigt bzw. diese nachträglich herausgefiltert. Das schließt mit ein, dass Ihr Bild nicht auf der Aufzeichnung zu sehen sein wird, falls Sie bspw. durch Wortmeldungen aktiv an den Expertenvorträgen teilnehmen.

Die Aufzeichnung dient insbesondere dazu, im Rahmen von nachgelagerten Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen dritten Personen die Möglichkeit zu geben, die Expertenvorträge der Veranstaltung auch noch nachträglich in den von Novartis bereitgestellten Online-Medien, wie insbesondere unseren eigenen Webseiten, abzurufen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten ist ebenso Ihre bei der Registrierung separat erteilte Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO) sowie die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), die insbesondere darin bestehen, Ihnen die Teilnahme am MPN Patiententag zu ermöglichen.

2.3. Weitere Informationen zu den MPN Patient*innentagen

Wenn Sie sich für den Erhalt weiterer Informationen zu den MPN Patient*innentagen registriert haben, senden wir Ihnen diese in regelmässigen Abständen per E-Mail an die angegebene und per Double Opt In bestätigte Adresse.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten ist Ihre bei der Registrierung erteilte Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO) sowie die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), die insbesondere darin bestehen, Ihnen die Materialsammlung des MPN Patiententages zur Verfügung zu stellen

2.4. Meldungen von Nebenwirkungen (Vigilanz-Meldungen)

Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, uns über unerwünschte Neben- und Wechselwirkungen, die mangelnde Arzneimittelwirksamkeit, Qualitätsbeanstandungen und/oder andere Aspekte im Zusammenhang mit der Sicherheit oder Qualität von Novartis-Produkten zu informieren. Wenn Sie uns betreffende Informationen zu Novartis-Produkten (z.B. über Wortmeldungen bei Expertenvorträgen) mitteilen, werden wir Ihre Informationen (die u.a. Informationen zu Ihrem Gesundheitszustand, Nebenwirkungen und ggfs. Ihren Namen beinhalten können) diesbezüglich auswerten und überprüfen. Zu diesem Zweck kann es auch sein, dass wir Sie bei Rückfragen kontaktieren werden.

Ferner sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, erhebliche Nebenwirkungen auch bei den zuständigen Gesundheitsbehörden zu melden, wobei wir Ihre Informationen ausschließlich in pseudonymer Form weitergeben, sodass keine Sie direkt identifizierenden Informationen mitgeteilt werden. Außerdem können wir diese Informationen auch mit anderen Novartis-Konzerngesellschaften teilen, sofern diese ihrerseits verpflichtet sind, Meldungen an die für sie zuständige Gesundheitsbehörden zu machen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten bzw. die Wahrung unserer berechtigten Interessen, die insbesondere darin bestehen, hohe Sicherheits- und Qualitätsstandards von Novartis-Produkten zu gewährleisten (Art. 9 Abs. 2 Buchst. i DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO / Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Buchst. c DSAnpUG-EU) bzw., sofern Sie Ihre Einwilligung erklärt haben, Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO).

2.5. Verarbeitung technischer Daten (Logfiles, Webprotokolle, Cookies)

Des Weiteren erfassen und verarbeiten wir Ihre technischen Zugriffsdaten, die uns Ihr Internet-Browser aus technischen Gründen zur Bereitstellung der Registrierungswebseite automatisch übermittelt. Je nach verwendetem Zugriffsprotokoll beinhaltet der Protokolldatensatz allgemeine Angaben mit den folgenden Inhalten: Ihre Sitzungsdaten (Nutzerverhalten, Verweildauer), Ihre gekürzte bzw. ungekürzte IP-Adresse, Ihre Browser-Version, Ihr Betriebssystem, Ihre webseitenspezifischen Einstellungen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten ist Ihre bei der Registrierung erteilte Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO) sowie die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) bzw. die Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), die insbesondere darin bestehen, Ihnen die Registrierungswebseite mit den erforderlichen Funktionen bereitzustellen und die Registrierung zum MPN Patiententag in einem benutzerfreundlichen Format zu ermöglichen.

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, außer an den in dieser Datenschutzerklärung genannten Personenkreis. Im Rahmen unserer Aktivitäten können Ihre personenbezogenen Daten von den folgenden Empfängerkategorien abgerufen oder an diese weitergegeben werden, sofern dies für die Organisation und Durchführung des MPN Patiententages erforderlich ist:

  • Unser Personal (einschließlich Personal, Abteilungen oder andere Unternehmen des Novartis-Konzerns); und

  • unsere IT-Systemanbieter, Cloud-Service-Provider, Datenbank-Anbieter und Berater.

Novartis setzt teilweise für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten externe Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) tätig sind. Externe Dienstleister unterstützen uns in Verbindung mit der Durchführung des MPN Patiententages, wie insbesondere bei der Erbringung von Dienstleistungen, wie z.B. die Bereitstellung der Registrierungswebseite, dem technischen Support, dem Datenmanagement und dem Marketing. Die von Novartis beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten dabei ausschließlich gemäß unseren Weisungen. Novartis bleibt dabei für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich, der durch strenge vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen und ergänzende Kontrollen durch uns sichergestellt wird.

Im Rahmen des MPN Patiententages setzen wir insbesondere den folgenden externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO ein:

  • System Dialog Med. AG, Oberstraße 89-91, 51149 Köln, die die Organisation und Durchführung des MPN Patiententages übernimmt.

  • WWM GmbH & Co.KG, Hans-Georg-Weiss-Str. 18, 52156 Monschau , Umsetzung der Anmeldeseite.

Personenbezogene Daten können außerdem auf sonstige Weise verarbeitet und auch gegenüber Dritten offengelegt werden, falls wir dazu gesetzlich – z.B. durch gerichtliche Verfügung – verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder dies zur Unterstützung kriminalistischer oder juristischer Untersuchungen oder sonstiger rechtlicher Ermittlungen oder Verfahren im In- oder Ausland oder zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), wie z.B. zur Bereitstellung gemeinsamer Inhalte, Produkte und Dienstleistungen, erforderlich ist.

4. Datenübermittlungen in Drittländer

Wir sind Teil des Novartis-Konzerns, einer weltweiten Gruppe von Unternehmen (die Sie ermitteln können, indem Sie auf diesen Link klicken: https://www.novartis.com/about/locations?tid=All&name_list=DE), die Datenbanken in verschiedenen Ländern besitzt. Einige dieser Datenbanken werden von lokalen Novartis-Gesellschaften verwaltet, die ihren Sitz in Drittländern haben. Drittländer sind Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) sowie des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Um bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR sowie der Schweiz die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards zu gewährleisten, hat der Novartis-Konzern verbindliche unternehmensinterne Vorschriften in Form eines vom europäischen Datenschutzrecht vorgegebenen Systems aus Prinzipien, Regeln und Instrumenten im Sinne des Art. 47 DSGVO umgesetzt. Lesen Sie mehr über die verbindlichen unternehmensinternen Regeln des Novartis-Konzerns, indem Sie hier klicken: https://www.novartis.de/datenschutzerklaerung.

In der Regel verarbeiten unsere externen Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der EU bzw. des EWR. Für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten jedoch an einen im Drittland ansässigen Dienstleister übermittelt und dort verarbeitet werden, stellt Novartis den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten mittels geeigneter Garantien sicher, wie z.B. den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln. Weitere Informationen zu den von uns ergriffenen geeigneten Garantien zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung (Kontaktangaben siehe Ziffer 7).

5. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur solange gespeichert, wie dies für die Teilnahme am MPN Patiententag erforderlich ist oder – soweit darüberhinausgehende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z.B. im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung) – für die Dauer der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrung. In wenigen Ausnahmenfällen können Ihre Daten auch darüber hinaus gespeichert werden, wenn z.B. die Speicherung im Zusammenhang mit der Durchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen zugunsten von Novartis erforderlich ist.

6. Ihre Datenschutzrechte

Nach Maßgabe des geltenden Datenschutzrechts stehen Ihnen gemäß den gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte zu:

  • Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO) und, falls Sie der Meinung sind, dass die Sie betreffenden Informationen unrichtig, veraltet oder unvollständig sind, deren Korrektur oder Aktualisierung zu verlangen (Art. 16 DSGVO);

  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder deren Beschränkung auf bestimmte Verarbeitungskategorien zu verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO);

  • die Übertragung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 20 DSGVO), d.h. die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

  • soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, d.h. durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO erfolgt, einzulegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach einem Widerspruch nicht, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO, sog. „eingeschränktes Widerspruchsrecht“). In diesem Fall müssen Sie für den Widerspruch Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Zur Durchsetzung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit unter Bezugnahme auf den MPN Patiententag an uns unter den in Ziffer 7 angegebenen Kontaktmöglichkeiten wenden.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die für Novartis zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, D-91511 Ansbach, Telefon +49 (0)981 53 1300, E-Mail poststelle@lda.bayern.de.

7. Kontaktangaben

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre oben genannten Rechte ausüben möchten, teilen Sie uns dies bitte unter Bezugnahme auf den MPN Patiententag per E-Mail an: christian.conrad@novartis.com mit.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender Kontaktadresse:

Per Post: Novartis Business Services GmbH

Data Privacy

Industriestr. 25

83607 Holzkirchen

Per E-Mail: datenschutz@novartis.com

8. Änderungsvorbehalt

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben zu ändern. Dies kann z.B. zur Einhaltung neuer Gesetzesbestimmungen, zur Berücksichtigung organisatorischer Änderungen oder aufgrund sich wandelnder technischer Gegebenheiten (z.B. seitens einer unserer Dienstleister) erforderlich sein. Wir werden Sie über relevante Änderungen dieser Datenschutzerklärung informieren.

Weitere allgemeine Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten, finden Sie hier https://www.novartis.de/datenschutz/patienten.

Stand: April 2022